La dématérialisation est à ne pas confondre avec la numérisation, qui signifie créer un fichier numérique à partir d’un fichier papier. Elle consiste à s’affranchir quasi totalement du papier dans différents aspects de la gestion d’une société. Découvrez aujourd’hui quels types de documents dématérialiser et quelle est la méthode à suivre.
Quels types de documents dématérialiser ?
En principe, il est possible de dématérialiser tous les types de documents. Mais généralement les entreprises s’orientent plus vers la dématérialisation des documents administratifs, ou alors des bons de commande pour les fournisseurs. Il est également possible de dématérialiser les échanges avec des clients, en leur proposant des factures 100 % numériques. Cela se fait de plus en plus. Mais gardez tout de même la possibilité de les envoyer en physique, car certaines personnes ne sont pas totalement pour le tout numérique.
Les enjeux principaux de la dématérialisation
Dématérialiser ses documents peut avoir de nombreux enjeux. Du côté de la relation avec les fournisseurs, cela permet de réduire drastiquement le temps de traitement. Plus besoin d’envoyer vos factures par courrier. Votre fournisseur reçoit directement la facture et peut la traiter dans la foulée ! La dématérialisation permet de gagner un temps considérable sur certaines tâches. Vous aurez moins de courrier à traiter, moins de saisies de données, moins de papier à acheter. Cela vous évitera un certain nombre d’erreurs de saisie et de pertes de documents. Vous pourrez les retrouver à tout moment sur votre stockage ! Vous aurez aussi une meilleure gestion de l’information de manière générale. Vos documents seront aussi plus sécurisés.
Les étapes pour dématérialiser vos documents
Il vous faudra dans un tout premier temps identifier les documents que vous voulez dématérialiser. Si tous types de documents peuvent l’être, cela ne vaut peut-être pas le coup de tout passer au numérique au niveau de votre gestion. Identifiez aussi les objectifs de la dématérialisation. S’agit-il de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie, d’augmenter la confidentialité ? Mais aussi le volume des documents concernés.
Une fois cette étape faite, il faudra alors impliquer tous les acteurs dans le processus de dématérialisation. Passer au tout numérique impliquera un changement important dans la méthode de travail de vos employés. Il faudra alors les former pour leur montrer la méthode pour dématérialiser les documents. En mettant en place un système de classement intuitif avec une structure logique ou un système d’automatisation.
La dématérialisation des documents est donc un processus important. Elle peut paraître compliquée à prendre en main pour certaines personnes au départ. Cependant, elle permettra à ces personnes, par la suite, de réaliser une économie d’énergie et d’argent plutôt conséquente.
